PRESENTASI INFORMASI

ETIKA KOMUNIKASI

ETIKA KOMUNIKASI

SOPAN SANTUN BERTELEPON 

·         Intonasi dan nada

·         Kecepatan

·         Pengucapan

HAL-HAL PENTING DALAM BERTELEPON

·         Angkat telpon segera, paling lama 3 kali berdering.

·         Sebut nama instansi tempat kerja, diikuti nama, “Selamat siang, PT XYZ, dengan Ira”. 

·         Tanya dan catat nama penelpon agar kita tidak lupa. Minta mengulang dan eja dengan alfabet, untuk nama asing, agar tidak salah. 

·         Selama melakukan pembicaraan, panggil namanya dengan sopan.

·         Jangan lupa catat pesan penting yang harus disampaikan pada atasan. 

·         Tanyakan segala sesuatu kepada penelpon dengan jelas.

·         Jangan pernah menggunakan kata-kata kasar/slang. 

·         Jangan menyela pembicaraan penelpon. 

·         Gunakan kata-kata yang menyentuh perasaan tamu (magic word): “maaf”, “mohon”, “terima kasih”.

LANGKAH-LANGKAH MENERIMA TELEPON

·         Perkenalkan diri dengan mengucapkan salam dan identitas. 

·         Terima dan periksa informasi dengan mengulangi kembali.

·         Tanyakan identitas penelepon (nama, alamat, nomor telepon). 

·         Bila penelpon ingin bicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya lebih dahulu. Sekretaris terkadang harus menyaring telepon masuk, untuk mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon. 

·         Bila pimpinan tidak di tempat, ucapkan kata “maaf” sambil minta identitas & nomor telepon, agar pimpinan bisa menghubungi kembali. 

·         Catat dan ucapkan ulang setiap pesan yang kita terima dengan teliti, untuk menghindari kesalahan. Untuk itu penerima telepon harus mengerti isi pesan. 

·         Bila saluran sedang sibuk atau  berbicara (busy line), beritahukan bahwa saluran sedang sibuk. Jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 30 detik. Tawarkan apakah penelepon akan menunggu atau menelepon kembali. 

·         Tangani telepon bila bisa diselesaikan sendiri. Atau tawarkan orang lain untuk menangani, selain atasan anda. 

·         Ucapkan terima kasih dan selamat tinggal. 

MENTRASFER SAMBUNGAN MASUK

·         Beri tahu penelpon agar menunggu proses penyambungan. 

·         Tanyakan identitas dan keperluan. 

·         Perdengarkan musik lembut dengan menekan tombol hold. 

·         Mintakan ijin pada orang yang dituju apakah telepon dapat diteruskan, sambil memberitahu masalah yang akan dibicarakan, dari mana, dan dengan siapa berbicara. 

·         Bila orang yang dituju bersedia, persilakan penelepon segera bicara. 

·         Bila saluran sedang on line, segera informasikan pada penelpon. Tawarkan bantuan, apakah akan menunggu, menghubungi lagi, atau menitip pesan.

BILA PIMPINAN TIDAK ADA DI TEMPAT

·         Hati-hati dan bijak dalam memberi keterangan. Jangan berikan lokasi, kegiatan, dan keadaan pimpinan saat itu, kecuali mengharuskan. 

·         Berusaha dapatkan keterangan selengkapnya dari penelepon.

·          Catat segala pesan dari penelepon dengan teliti. 

·         Segera berikan catatan telepon masuk yang sudah diketik rapi, setelah pimpinan kembali.

YANG BENAR VS YANG SALAH 
1. Yang benar : 

·         Jawab telepon dalam hitungan 3 kali deringan.

·         Ucapkan “Selamat… Bagian… dengan…, ada yang bisa saya bantu?” (saat mengangkat). 

·         Konsentrasi saat mendengarkan. 

·         Ucapkan “mohon tunggu sebentar” bila akan menahan sambungan telepon. 

·         Jika penelepon meninggalkan pesan, jangan lupa mengulang agar terhindar dari kekeliruan. 

·         Gunakan kata-kata: “maaf”, “mohon”, “terima kasih”. 

2. Yang Salah :

·         Mengucapkan “halo”, “ya”, dan kata-kata yang tidak formal.

·          Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama.

·          Tidak membawa catatan saat menerima berita    atau pesan. 

·         Memindah-mindahkan nomor telepon saat orang yg dituju tidak ada di tempat. 

·         Mengucapkan “kami sedang makan”, “tidak ada satu orang pun di sini”, “tolong telpon kembali”. 

·         Makan atau minum saat menerima telepon.

HUMAS

HUBUNGAN MASYARAKAT (HUMAS)

PENGERTIAN HUMAS

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah praktek mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat^. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik dan berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung. Tujuan dari hubungan masyarakat oleh perusahaan sering untuk membujuk masyarakat, investor, mitra, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mempertahankan sudut pandang tertentu tentang hal itu, kepemimpinannya, produk, atau keputusan politik. Kegiatan umum termasuk berbicara di konferensi, memenangkan penghargaan industri, bekerja sama dengan pers, dan komunikasi karyawan.

Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.

SEJARAH HUMAS

1.     Dunia

Kebanyakan buku teks mempertimbangkan pembentukan Biro Publisitas pada tahun 1900 menjadi pendirian profesi humas. Namun akademisi telah menemukan bentuk awal pengaruh publik dan manajemen komunikasi dalam peradaban kuno, selama menetap di Dunia Baru dan selama gerakan untuk menghapuskan perbudakan di Inggris. Basil Clark dianggap sebagai pendiri humas di Inggris untuk pendirian Jasa Editorial pada tahun 1924, meskipun akademik Noel Turnball percaya PR didirikan di Inggris pertama oleh evangelis dan reformis Victoria.

Propaganda yang digunakan oleh Amerika Serikat, Inggris, Jerman dan lain-lain untuk menggalang dukungan domestik dan mengutuk musuh selama Perang Dunia, yang menyebabkan upaya publisitas komersial yang lebih canggih seperti bibit public relations yang memasuki sektor swasta. Kebanyakan sejarawan percaya hubungan masyarakat menjadi mapan pertama di Amerika Serikat oleh Ivy Lee atau Edward Bernays, kemudian menyebar secara internasional. Konsep dasar Humas yang diperkenalkan pada tahun 1906 oleh Ivy Lee saat ia berhasil menjembatani konflik buruh batubara dan pengusaha. Konsep ini lalu dikenal sebagai Declaration of Principle (Deklarasi Azas-Azas Dasar) yaitu prinsip yang terbuka dan tidak menyembunyikan data dan fakta.^{[butuh rujukan]} Banyak perusahaan Amerika dengan PR di departemen menyebarkan praktek ini ke Eropa ketika mereka menciptakan anak perusahaan Eropa sebagai akibat dari Rencana Marshall.

     2.   Indonesia

Humas di Indonesia dikenal pada tahun 1950an dimana humas bertugas untuk menjelaskan peran dan fungsi-fungsi setiap kementrian, jawatan, lembaga, badan, dan lain sebagainya.^{[butuh rujukan]}

ORANG-ORANG PENTING DALAM HUBUNGAN MASYARAKAT

Dunia Humas telah menghasilkan praktisi penting dan terkenal, pengubah-kebijakan, humas dan CEO

Beth Comstock, SVP dan CMO dari General Electric
Kelly Cutrone, Television personality dan Pendiri perusahaan PR Revolusi Rakyat
Stephanie Cutter, Campaign Manager untuk Presiden Obama
Daniel Edelman, Pendiri firma kehumasan terbesar di dunia, Edelman PR
Richard Edelman, Presiden dan CEO dari perusahaan Edelman PR
Christopher Graves, CEO Global Ogilvy PR Seluruh Dunia
David Krane, Google Ventures dan mantan pejabat PR di Google
Elliot Schrage, Vice President Komunikasi dan Kebijakan Publik di Facebook
Rachel Whetstone, Kepala PR di Google.

TAKTIK

Hubungan masyarakat profesional menyajikan wajah sebuah organisasi atau individu, biasanya untuk mengartikulasikan tujuan dan pandangan resmi tentang isu-isu yang relevan, terutama kepada media. Hubungan masyarakat memberikan kontribusi dengan cara organisasi yang dirasakan untuk mempengaruhi media dan memelihara hubungan dengan para pemangku kepentingan. Menurut Dr Jacquie L'Etang dari Queen Margaret University, hubungan masyarakat profesional dapat dilihat sebagai "pekerja wacana yang mengkhususkan diri dalam komunikasi dan penyajian argumen dan menggunakan strategi retoris untuk mencapai tujuan manajerial.

Disiplin spesifik dari hubungan masyarakat meliputi:

·      Public relations keuangan - mengkomunikasikan hasil keuangan dan strategi bisnis

·      Konsumen / gaya hidup PR - mendapatkan publisitas untuk produk atau jasa tertentu

·      Komunikasi krisis - menanggapi dalam krisis

·      Komunikasi internal - berkomunikasi dalam perusahaan itu sendiri

·      Hubungan pemerintah - melibatkan departemen pemerintah untuk mempengaruhi kebijakan publik

·      Hubungan makanan-centric - mengkomunikasikan informasi spesifik berpusat pada makanan, minuman dan anggur.

Dalam setiap disiplin, kegiatan khas termasuk acara publisitas, peluang berbicara, siaran pers, surat kabar, blog, media sosial, media cetak dan komunikasi di luar ruangan untuk anggota pers. Video dan audio rilis berita (VNRs dan ANRs) sering diproduksi dan didistribusikan ke pihak TV dengan harapan akan digunakan sebagai isi program reguler.

Pembangunan dan mengelola hubungan dengan orang-orang yang mempengaruhi suatu organisasi atau khalayak individu memiliki peran sentral dalam melakukan hubungan masyarakat.Setelah praktisi humas telah bekerja di lapangan, mereka mengumpulkan daftar hubungan yang menjadi aset, terutama bagi mereka dalam hubungan dengan media.

ETIKA

Bidang humas umumnya sangat tidak reguler, tapi banyak profesional secara sukarela mematuhi kode etik dari satu atau lebih badan profesional menghindari eksposur untuk pelanggaran etika. The Chartered Institute of Public Relations, Humas Society of America dan The Institute of Public Relations adalah beberapa organisasi yang menerbitkan kode etik. Namun, survei 2003 tentang kepercayaan semi-tahunan Edelman menemukan bahwa hanya 20 persen dari responden survei dari masyarakat diyakini komunikator dibayar dalam sebuah perusahaan yang kredibel^.

Menurut Scott Cutlip, justifikasi sosial bagi hubungan masyarakat adalah hak bagi suatu organisasi untuk memiliki pendengaran yang adil dari mereka berdasarkan point pandangan di forum publik, tetapi untuk mendapatkan sidang tersebut untuk ide-ide mereka membutuhkan advokat yang terampil.

DEFINISI

Ini adalah sesuatu yang tidak nyata, ini adalah apa yang membedakannya dari iklan. Webster's New Collegiate Dictionary mendefinisikan humas sebagai "usaha mendorong masyarakat untuk memiliki goodwill terhadap seseorang, perusahaan atau lembaga". "Humas merupakan upaya terencana untuk mempengaruhi opini melalui kinerja tanggung jawab sosial dan dapat diterima, berdasarkan komunikasi dua arah yang saling memuaskan." Humas dapat digunakan untuk membangun hubungan dengan karyawan, pelanggan, investor, pemilih, atau masyarakat umum. Publik dianggap sebagai penghubung antara perusahaan dan media.

Public relations juga dapat didefinisikan sebagai praktek mengelola komunikasi antara organisasi dengan publiknya.