ARSIP

ARSIP

A. PENGERTIAN ARSIP

The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, menyatakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Adapun warkat (record) adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

Dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip. Surat atau warkat, baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Merupakan kumpulan warkat.

2.    Mempunyai nilai guna

3.    Disimpan menurut sistem tertentu

4.    Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

B.     PERANAN, FUNGSI DAN NILAI GUNA ARSIP
Adapun peranan dari arsip, antara lain sebagai berikut:

1.    Sebagai sumber ingatan

2.    Sebagai sumber informasi

3.    Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi

4.    Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan

5.    Sebagai sumber bahan pengawasan

6.    Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

7.     

Fungsi Arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 2 sebagai berikut

1.     Arsip dinamis

Diartikan sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara

2.     Arsip statis

Diartikan sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

C.  JENIS-JENIS ARSIP 

1.        Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya.

Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:

a. Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.

b.  Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas).

Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.

c.   Useful record (warkat yang berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya. Contoh, surat-surat kantor/dinas pada umunya.

d. Essensial record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Oleh karena itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian. Contohnya, undangan rapat dan lain-lainnya.

2.       Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :

  a.  Arsip Tertulis
   yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis Misalnya : surat dinas, akta, dll

  b. Arsip Visual
   yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan, ukiran, pahatan 

3.     Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip ataupun warkat dari segi isi yang           terkandung didalamnya. Arsip atau warkat jenis ini dapat berupa:

    a.   Financial record
         adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

    b.   Inventory record

              adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan

    c.   Personnel record
         adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

    d.   Sales record
         adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

    e.    Production record
          adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

4.        Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya    serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga tersebut.

  a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

              1. Arsip Nasional Pusat (Arnapus).

            2. Arsip Nasional Daerah (Arnasda).

  b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta;

      1. Arsip primer
      merupakan arsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau tindasan

    2. Arsip sekunder
      adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan

 3. Arsip sentral
  adalah arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpannya (sentralisasi).

  4. Arsip unit
   adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan di masing-masing unit tempat arsip tersebut dibuat (desentralisasi).

5.        Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971       pasal 2 sebagai berikut

a.    Arsip Dinamis
  yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanaan ketatausahaan dalam ruang lingkup Administrasi Negara. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

   1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.

   2)  Arsip Inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunanya sudah mulai menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.

b.    Arsip Statis
  yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelnggaraan sehari-hari administrasi Negara.

            D.ASAS PENGELOLAAN ARSIP

Asas pengolahan arsip merupakan penentuan kebijakan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi/perusahaan. Untuk pengelolaan arsip, terdapat beberapa pemilihan asas pengolahan arsip yang bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Asas tersebut meliputi asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan

Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi merupakan asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.

·         Keuntungan 

Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

1.    Adanya keseragaman sistem dan prosedur

2.    Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.

3.    Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.

4.    Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.

5.    Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.

6.    Pengawasan menjadi lebih mudah.

·         Kelemahan

Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.

1.    Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.

2.    Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.

3.    Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.

4.    Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pengendalian arsip dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja dalam organisasi masing-masing.

·         Keuntungan 

Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

1.    Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.

2.    Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.

3.    Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.

4.    Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

·         Kelemahan

Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.

1.    Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.

2.    Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.

3.    Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.

4.    Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.

5.    Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja dapat melakukan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

·         Keuntungan

Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.

1.    Keseragaman prosedur dan tata kerja.

2.    Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.

3.    Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.

4.    Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaanya.

5.    Karyawan di unti kerja dapat bertambah.

·         Kelemahan

1.    Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak.

2.    Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.

3.    Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.